Het kerstpakket: een oer-Hollandse traditie en dé manier om je medewerkers te bedanken voor hun inzet van het afgelopen jaar. Maar fiscaal gezien is een kerstpakket loon. Moet je er dan loonbelasting over betalen? Gelukkig niet, dankzij de Werkkostenregeling (WKR).
De WKR is een regeling die het voor werkgevers mogelijk maakt om onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers te geven. Denk hierbij aan bedrijfsuitjes, de fiets van de zaak, en dus ook het kerstpakket.
Het werkt met een zogenaamde 'vrije ruimte'. Dit is een percentage van de totale fiscale loonsom van je bedrijf. Alles wat je binnen deze vrije ruimte aan je personeel geeft, is onbelast.
De hoogte van de vrije ruimte is voor 2025 verhoogd. Dit geeft je als werkgever iets meer bestedingsruimte.
Ga je over het totaalbedrag van je vrije ruimte heen? Dan betaal je over het meerdere een eindheffing van 80%. Dit is een flinke "boete", dus het is zaak om goed te budgetteren.
Voorbeeld 1
Stel, je hebt een klein bedrijf met een totale loonsom van € 300.000.
Je vrije ruimte is dan: 2,0% van € 300.000 = € 6.000.
Je besluit om voor elk van je 20 medewerkers een kerstpakket van inkoopwaarde € 200 (inclusief btw/transport) te geven. De totale waarde is 20 × 200 = € 4.000, dus je zit binnen de vrije ruimte: geen loonbelasting, geen eindheffing.
Voorbeeld 2
Zet je echter in op luxere pakketten van € 400 voor de 20 werknemers (totaal € 8.000), dan overschrijd je de vrije ruimte van € 6.000 met € 2.000. Over dat overschreden bedrag betaal je 80 % eindheffing = € 1.600 belasting als werkgever.
Een belangrijke regel binnen de WKR is het gebruikelijkheidscriterium. Dit houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die je geeft niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare situaties en binnen dezelfde branche gebruikelijk is. Een kerstpakket van € 150 is heel gebruikelijk, maar een auto van de zaak als kerstcadeau zal de Belastingdienst niet accepteren.
De Belastingdienst beschouwt een vergoeding tot € 2.400 per persoon per jaar in ieder geval als gebruikelijk. Kom je daarboven, dan moet je bij een eventuele controle kunnen aantonen dat het binnen jouw branche of bedrijfscultuur normaal is. Als geschenken te duur zijn, kan het deel dat buiten gebruikelijkheid valt alsnog als belast loon worden aangemerkt.
Net als bij relatiegeschenken geldt ook voor kerstpakketten en andere personeelsgiften de BUA-drempel van € 227 (exclusief btw) per werknemer per jaar. Deze drempel is voor 2025 ongewijzigd. Blijf je met alle giften (dus niet alleen het kerstpakket, maar bijvoorbeeld ook een jubileumgeschenk) onder dit bedrag per werknemer? Dan mag je de btw op deze uitgaven aftrekken. Kom je erboven, dan is de btw over alle giften aan die specifieke werknemer in dat jaar niet aftrekbaar.
Let op: de btw-en de WKR-regel werken onafhankelijk van elkaar. Het kan zijn dat je binnen de WKR blijft, maar toch voor de btw de drempel overschrijdt.
Voorbeeld:
Stel een pakket kost exclusief btw € 180 per medewerker — dat is onder de € 227-drempel. Je mag de btw aftrekken. Maar als het pakket € 250 kost (ex btw), dan overschrijd je de drempel en kun je de btw niet aftrekken (tenzij uitzonderlijke voorwaarden gelden).
ZZP'ers: Als zzp'er zonder personeel heb je geen fiscale loonsom en dus ook geen vrije ruimte binnen de WKR. Een kerstpakket voor jezelf is dan ook niet aftrekbaar van de winst. Dit wordt gezien als een privé-uitgave.
DGA's: Een DGA (directeur-grootaandeelhouder) wordt voor de loonbelasting gezien als werknemer van de eigen bv. Een kerstpakket voor de DGA kan dus gewoon binnen de vrije ruimte van de WKR worden ondergebracht, net als voor de andere medewerkers.
Wil je naast je personeel ook zakelijke relaties bedanken met een geschenk? Let dan op, want daar gelden andere fiscale regels voor. Lees hier alles over de aftrekbaarheid van relatiegeschenken.
Dat hangt ervan af. Een kerstborrel op de eigen werkplek wordt gezien als een 'nihilwaardering' en gaat dus niet ten koste van de vrije ruimte. Organiseer je de borrel op een externe locatie, dan vallen de kosten voor de drankjes, hapjes en eventueel entertainment wél in de vrije ruimte.
De vrije ruimte is een totaalpot voor het hele jaar. Als je gedurende het jaar al een bedrijfsuitje hebt georganiseerd of een fietsplan hebt aangeboden, gaat dit af van je totale vrije ruimte. Je moet dus goed bijhouden hoeveel ruimte je nog over hebt voor de kerstpakketten.
Ja, een cadeaubon wordt ook gezien als loon en kan dus prima onder de WKR vallen. Let wel op: een cadeaubon die alleen in te wisselen is voor geld wordt altijd gezien als belast loon. Een cadeaubon voor bijvoorbeeld een specifieke winkel of webshop kan wel onbelast in de vrije ruimte.
Disclaimer: De informatie in deze blog is van algemene aard en kan niet worden beschouwd als fiscaal advies. De belastingregels kunnen veranderen. Raadpleeg voor jouw specifieke situatie altijd een financieel adviseur of de Belastingdienst.